Contact

Privacy Statement (NL)

Dit Privacy Statement geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door Index Hospitality Systems B.V. gevestigd aan de Parklaan 13, 5061JV te Oisterwijk en de aan haar gelieerde entiteiten, hierna aan te duiden als “Index” en/of “Wij”. Index respecteert de privacy van de bezoekers van haar websites www.indexhospitality.com en www.indexsystems.nl en zorgt ervoor dat de persoonsgegevens die u aan Index B.V. verstrekt vertrouwelijk worden behandeld. In dit privacy statement informeren wij u over de manier waarop wij persoonsgegevens verzamelen en hoe wij daarmee omgaan.

Index verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

In dit privacy statement informeren wij u over het volgende:

  • Welke persoonsgegevens wij van u verzamelen;
  • Voor welk(e) doeleinde(n) deze gegevens door ons worden gebruikt;
  • Op basis van welke grondslag wij uw gegevens verwerken;
  • Met welke partijen wij uw gegevens eventueel delen;
  • Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen; en
  • Welke rechten u heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens.

 Welke persoonsgegevens wij verzamelen

Wanneer u gebruikmaakt van onze websites, contactformulieren invult of gebruikmaakt van de chatbot, verzamelen wij uw bedrijfsnaam, uw naam, profielfoto, e-mailadres, IP-adres en uw telefoonnummer. Wanneer u zich voor onze nieuwsbrief inschrijft, verzamelen wij uw e-mail adres.

 Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

Wij gebruiken de door ons verzamelde gegevens primair voor onze dienstverlening, meer in het bijzonder verwerken wij uw persoonsgegevens om/voor:

  • nakoming van de geldende wet- en regelgeving;
  • uw vragen (op een persoonlijke manier) te kunnen beantwoorden;
  • ervoor te zorgen dat u uw gedownloade bestanden altijd terug kunt vinden;
  • u te benaderen voor nieuwsbrieven die voor u relevant kunnen zijn wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld;
  • om de communicatietaal te bepalen;
  • de mogelijkheid om een account aan te maken;
  • bezoekers te volgens over websites van derden en onze websites;
  • de websites, onze diensten en onze systemen verder te ontwikkelen en te verbeteren om u op die manier beter van dienst te zijn (profilering); en
  • content en middelen van onze websites optimaal af te stemmen op uw voorkeuren;
  • het onderhouden van een goede klantrelatie met u;
  • in contact te kunnen treden met u.

 Grondslag
Bovenstaande persoonsgegevens verwerken wij op basis van de volgende grondslagen.

  • In het kader van een overeenkomst: zijnde het gebruik van de website;
  • Gerechtvaardigd belang: Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang daarbij hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo verwerken wij bijvoorbeeld uw IP-adres vanuit een direct marketing-belang;
  • Toestemming: als we uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u deze toestemming hebt verleend. In dat geval heeft u altijd het recht om de toestemming weer in te trekken.

Delen van uw persoonsgegevens met derden

Wij kunnen voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen. Wij verstrekken persoonsgegevens alleen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Wij delen uw persoonsgegevens met de volgende categorieën van derden:

  • derden die Index helpen haar websites te onderhouden en ontwikkelen;
  • derden die Index helpen haar marketingdoeleinden te verwezenlijken;
  • derden die Index helpen haar commerciële doeleinden te verwezenlijken; en
  • derden die Index helpen inzicht te krijgen in haar doelgroep.
  • Derden die Index ondersteunen in haar dienstverlening

 Nieuwsbrief

Index verwerkt uw persoonsgegevens om u middels haar nieuwsbrieven op de hoogte te houden van haar dienstverlening. Hierbij maakt zij gebruik van MailChimp. Deze verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats omdat Index daar een gerechtvaardigd belang bij heeft of omdat zij daarvoor uw toestemming heeft verkregen. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken.

Daarnaast kunt u zich te allen tijde afmelden voor de nieuwsbrief met een e-mail naar info@indexhospitality.com of met de daartoe bestemde link in de nieuwsbrief.

Contactformulier en afspraken

De websites van Index maken gebruik van Pipedrive met betrekking tot het functioneren van de contactformulieren. Deze verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats omdat Index daar een gerechtvaardigd belang bij heeft of omdat zij daarvoor uw toestemming heeft verkregen. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken.

Sociale media

Op onze websites zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen delen op sociale media kanalen zoals LinkedIn, Twitter en WhatsApp. Daarnaast kunt u ons via de hyperlinks op onze websites volgen op Facebook, LinkedIn, YouTube en Instagram. Indien u gebruik maakt van deze knoppen, dient u zich te realiseren dat ons privacy statement daar niet meer geldt. Uw persoonsgegevens worden in dat geval verwerkt door het desbetreffende sociale media netwerk. Wij raden u dan ook aan om de privacyverklaring van de desbetreffende websites te lezen alvorens uw persoonsgegevens te verstrekken.

 Doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EU

Wij transporteren uw persoonsgegevens wel naar landen buiten de Europese Unie. Indien wij persoonsgegevens delen met derden die niet onder Europese regelgeving inzake gegevensbescherming vallen en niet in het bezit is van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of anderszins een passend beschermend niveau bieden, beschermen wij uw persoonsgegevens door middel van standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Hiermee wordt gewaarborgd dat derden waarmee wij uw persoonsgegevens delen dezelfde beschermingsnormen in acht nemen als wij. Indien het voorgaande niet aan de orde is, vragen wij uw toestemming.

Wij zijn bekend met de Schrems II-uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie en de gevolgen hiervan voor de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER. Wij onderzoeken aan de hand van de aanbevelingen die de European Data Protection Board (EDPB) heeft gegeven welke aanvullende maatregelen wij kunnen overwegen.

Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

Index bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de vermelde doeleneinden te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, tenzij bewaren op grond van wet- en regelgeving verplicht is.

 Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen

Index de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo hebben wij onder meer toegangscontrole doorgevoerd, gebruiken wij passende systeem- en netwerkbeveiligingsmaatregelen zoals firewalls, encryptie en patches, beschermen wij draagbare apparaten met passende wachtwoorden en zijn al onze medewerkers verplicht uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of voor andere vragen, neem dan contact op met de administratie of via info@indexhospitality.com.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Index tussen zit).

Cookies

Ten aanzien van de cookies die wij gebruiken verwijzen wij u door naar ons cookie statement op onze websites.

Uw rechten over uw persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of te beperken, of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Index en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@indexhospitality.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Het intrekken van deze toestemming kan te allen tijde. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 Index kan om uiteenlopende redenen veranderingen, wijzigingen en aanvullingen aanbrengen in deze Privacy Statement. Wij nodigen u uit om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen zodat u geïnformeerd blijft. Deze versie is vastgesteld op 1-1-2021.

Bij vragen kunt u contact opnemen met ons via telefoon 073-6579051 of via email info@indexhospitality.com

 

Privacy statement (EN)

This Privacy Statement applies to the processing of personal data by Index Hospitality Systems B.V., located at Parklaan 13, 5061JV in Oisterwijk and its affiliates, hereinafter to be referred as “Index” and/or “We”. Index respects the privacy of visitors to its websites www.indexsystems.nl and www.indexhospitality.com and ensures that the personal data you provide to Index will be treated confidentially. In this privacy statement we inform you about the way in which we collect personal data and how we handle it.

Index processes personal data because you use website or provide them to us yourself.

In this privacy statement we inform you about the following:

  • What personal data we collect from you;
  • For what purpose(s) these personal data is used by us;
  • On what basis/ground we process your personal data;
  • With which parties we possibly share your personal data;
  • How we protect your personal data;
  • What rights you have with regard to your personal data;

The types of personal data processed

When you use our websites, fill in contact forms or use the chatbot, we collect your name, profil picture, e-mail address, IP address and your telephone number. When you subscribe to our newsletter, we collect your e-mail address.

Why we process your personal data

We use the data collected by us primarily for our services, more in particular we process your personal data to/for:

  • Compliance with applicable laws and regulations;
  • Enter into an agreement or convert a quotation into an agreement;
  • Answer your questions (in a personal way);
  • Ensure that you can always find your downloaded files;
  • Approach you for newsletters that may be relevant to you if you have registered for them;
  • Identify you as a buyer and your purchased product;
  • To determine the communication language;
  • The possibility to create an account;
  • Inform visitors about third party websites;
  • Further develop and improve the websites, our services and our systems in order to serve you better (profiling); and
  • Optimally adapt content and resources of our websites to your preferences;
  • Maintaining a good customer relationship with you;
  • To be able to contact you.

Legal grounds for processing

We process the above personal data on the basis of the following principles.

  • In the context of an agreement: If you purchase a service from us such as requesting / requesting a quote, placing a direct order or requesting a guarantee, we process the personal data that are necessary for the performance of that service. ;
  • Legitimate interest: We may also process personal data if we have a legitimate interest in doing so and do not disproportionately infringe your privacy. For example, we process your IP address from a direct marketing interest;
  • Consent: if we have asked for your consent to process your personal data and you have given this consent. In that case you always have the right to withdraw your consent.

Sharing your personal data with third parties

We can engage service providers (processors) for the processing of personal data. We only provide personal data if this is necessary for the execution of our agreement with you and / or to comply with a legal obligation. We conclude a processor agreement with companies that process your data on our behalf to ensure the same level of security and confidentiality of your data.

We share your personal data with the following categories of third parties:

  • Third parties who use Index help maintain and develop its websites;
  • Third parties who provide Index help achieve its marketing goals;
  • Third parties who provide Index help to achieve its commercial purposes; and
  • Third parties who use Index help to gain insight into its target audience.
  • Third parties who use Index support in its services.

Newsletter

Index processes your personal data in order to keep you informed of its services by means of its newsletters. For this purpose she makes use of MailChimp. The personal data is processed based on Index’s legitimate interest or because Index has obtained your consent. You may revoke this consent at any time.

In addition, you can at all times unsubscribe from the newsletter via an e-mail to info@indexhospitality.com or via a link in the newsletter.

Contactformulier en afspraken

Our websites are using Pipedrive to enable our contactforms. The personal data is processed based on Index’s legitimate interest or because Index has obtained your consent. You may revoke this consent at any time.

 Social media

Our websites include buttons to share pages on social media channels such as LinkedIn, Twitter, WhatsApp and  Facebook. You can also follow us on Facebook, LinkedIn, YouTube and Instagram via the hyperlinks on our websites. If you use these buttons, please be aware that our privacy statement no longer applies. In that case, your personal data will be processed by the relevant social media network. We therefore advise you to read the privacy statements of the websites in question before providing your personal data.

Transfer of your personal data outside the EU

We do transfer your personal data to countries outside of the European Union. If we share personal data with third parties who are not subject to European data protection regulations and are not in possession of an adequacy decision of the European Commission or otherwise provide an appropriate level of protection, we will protect your personal data by means of standard contractual clauses of the European Commission. This ensures that third parties with whom we share your personal data observe the same protection standards as we do. If the foregoing does not apply, we will ask for your permission.

We are aware of the Schrems II judgment of the Court of Justice of the European Union and its implications for the transfer of personal data outside the EEA. On the basis of the recommendations of the European Data Protection Board (EDPB) we are examining what additional measures we may consider.

How long do we keep your personal data for?

Index does not store your personal data longer than is strictly necessary to achieve the stated purposes for which your data is collected, unless retention is required by law and regulations.

 Personal data security

Index takes the protection of your data seriously and takes appropriate measures to prevent misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure and unauthorized modification. For example, we have implemented access controls, we use appropriate system and network security measures such as firewalls, encryption and patches, we protect portable devices with appropriate passwords and all our employees are obliged to treat your personal data confidentially.

If you have the impression that your data is not properly secured or there are indications of misuse, or for other questions, please contact our customer service or info@indexsystems.com.

Automated decision making

We make no decisions based on automated processing on matters that can have (significant) consequences for people. These are decisions taken by computer programs or systems, without involving a person (for example, an employee of Index).

Cookies

With regard to the cookies we use, we refer to our cookie statement on our websites.

Your rights over your personal data

You have the right to view, correct or delete your personal data. You also have the right to withdraw or restrict your consent to the data processing, or to object to the processing of your personal data by Index and you have the right to data portability. This means that you can submit a request to us to send the personal data that we have about you in a computer file to you or another organization mentioned by you.

You can send a request for access, correction, deletion, data transfer of your personal data or request for cancellation of your consent or objection to the processing of your personal data to info@indexsystems.nl. To ensure that the request has been made by you, we ask you to send a copy of your ID with the request. Make your passport photo, MRZ (machine readable zone, the strip with numbers at the bottom of the passport), passport number and Citizen Service Number (BSN) black in this copy. This is to protect your privacy. You can withdraw this consent at any time. This does not affect the lawfulness of the processing based on the consent before the withdrawal.

We will respond to your request as soon as possible, but within four weeks. We would like to also point out that you may have a complaint to the national supervisory authority, the Authority for Personal Data.

Index can make changes, modifications and additions to this Privacy Statement for various reasons. We invite you to consult this Privacy Statement regularly so that you remain informed. This version is established on 1-1-2021.

If you have any questions, please contact us by phone +31 (0)73 657 90 51 or via email info@indexhospitality.com.

 

 

 

Keep reading